Lignes directrices pour membres des comités consultatifs

Décembre 2006

Avant-propos

L'information destinée aux candidats et aux candidates à la magistrature fait l'objet d'un document distinct, le Guide de candidature, qui décrit le processus de nomination et le rôle des comités consultatifs indépendants. Les lignes directrices et les notes qui suivent sont destinées aux membres de ces comités consultatifs créés dans le cadre du processus de nomination des juges. Elles ont pour but de renseigner et de guider chaque membre des comités concernant différents sujets reliés à leur travail.

Ces lignes directrices sont fondées sur l'expérience des comités et pourraient donc évoluer à mesure que progressera cette expérience. Les sujets sont présentés en ordre alphabétique afin de faciliter leur consultation.

Il est conseillé aux membres des comités de se familiariser avec ces importantes lignes directrices et, au besoin, de consulter la soussignée ou le soussigné pour toute précision requise.

Véronique Joly
Directrice exécutive, Nominations à la magistrature et avocate principale
Tél.: (613) 992-9400
Téléc.: (613) 941-0607

William Brooks
Commissaire à la magistrature fédérale
Tél.: (613) 947-7193
Téléc.: (613) 995-5615

SANS FRAIS : 1-877-583-4266


Certificat du Barreau

Avant de soumettre le dossier d'un candidat ou d'une candidate au comité, la directrice exécutive, Nominations à la magistrature obtient du barreau concerné la confirmation que le candidat ou la candidate est membre en règle et compte au moins dix ans d'expérience, conditions préalables à une nomination. Le dossier d'un candidat ou d'une candidate ne peut être acheminé au comité sans cette confirmation.

Le barreau est également prié de fournir des renseignements sur toute mesure disciplinaire actuelle ou passée et tout renseignement pouvant affecter l'admissibilité du candidat ou de la candidate à la magistrature. La plupart des barreaux fournissent aussi des renseignements sur les réclamations en matière d'assurance-responsabilité. Tous les renseignements obtenus d'un barreau sont transmis au comité en même temps que le dossier du candidat ou de la candidate. Les candidats et les candidates signent d'ailleurs un formulaire autorisant leur barreau à communiquer ces renseignements au comité.

Le membre du comité qui représente le barreau doit connaître tous les détails d'un éventuel rapport du barreau sur un candidat ou une candidate, afin de pouvoir les communiquer au comité au moment de l'évaluation du candidat ou de la candidate en question. C'est dire que le représentant du barreau doit s'informer au préalable du rapport en question.

Le Comité suspend l'évaluation de toute candidate et de tout candidat visés par une affaire disciplinaire non encore résolue (à moins qu'il ne soit déjà incapable, pour une autre raison, de faire une recommandation).

Commissaire à la magistrature fédérale et directrice exécutive, Nominations à la magistrature 

Le commissaire à la magistrature fédérale a l'entière responsabilité de la gestion du régime de nomination au nom du ministre de la Justice. Il doit s'en acquitter de sorte que tous les candidats et toutes les candidates soient traités avec justice et équité.

Le commissaire s'acquitte lui-même de cette responsabilité ou la délègue à une personne qui serait normalement la directrice exécutive, Nominations à la magistrature.

Le commissaire ou la directrice exécutive participe à toutes les réunions des comités consultatifs dont ils sont membres d'office et assurent la liaison entre le ministre et les comités. Toutes les communications entre le ministre et les comités s'effectuent par l'intermédiaire du commissaire ou de la directrice exécutive. Ceux-ci aident le président du comité à établir l'ordre du jour de chaque réunion d'évaluation, fournissant toute l'information et tous les services nécessaires aux comités.

Il incombe au commissaire et à la directrice exécutive, au nom du ministre, de faire en sorte que toutes les évaluations soient effectuées avec célérité et minutie.

Pour être authentique, chaque évaluation doit être certifiée par le commissaire ou la directrice exécutive avant d'être transmise au ministre de la Justice.


Communications avec les candidats et candidates

Toutes communications entre les comités et les candidats et candidates passent par la directrice exécutive. Sauf pendant les entrevues, les membres des comités adressent toutes leurs questions aux candidats et aux candidates par l'intermédiaire de la directrice exécutive. Ils ne peuvent discuter avec un candidat ou une candidate, formellement ou non, de sa candidature. Les candidats et candidates qui désirent communiquer des renseignements additionnels aux comités doivent le faire par l'entremise de la directrice exécutive.


Composition

  • Un membre désigné par le barreau de la province ou du territoire.
  • Un membre désigné par la division provinciale ou territoriale de l'Association du Barreau canadien.
  • Un juge ou une juge désignée par le juge en chef de la province ou par le juge principal du territoire.
  • Un membre désigné par le procureur général de la province ou le ministre de la Justice du territoire.
  • Un membre désigné par la collectivité des responsables de l'application de la loi.
  • Trois membres nommés par le ministre de la Justice fédéral, qui représentent le public.
  • Un membre d'office n'ayant pas droit de vote, soit le commissaire à la magistrature ou la directrice exécutive, Nominations à la magistrature.

Les avocats et avocates qui sont membres des comités ne peuvent pas être eux-mêmes candidats ou candidates à la magistrature avant qu'au moins un an se soit écoulé après la fin de leur mandat.

Les comités ont un mandat de trois ans, que le ministre peut prolonger dans des circonstances exceptionnelles. Seuls deux mandats consécutifs sont permis.

Composition – Comité consultatif sur les nominations à la magistrature pour la Cour canadienne de l'impôt

  • Un juge ou une juge de la Cour canadienne de l'impôt.
  • Quatre personnes nommées par le ministre de la Justice fédérale, en consultation avec le juge en chef de la Cour canadienne de l'impôt.

Conférences téléphoniques

Les réunions des comités ont lieu en présence de ses membres. Les conférences téléphoniques sont exceptionnelles et n'ont lieu que pour terminer une évaluation qui n'a pu être finalisée au cours d'une réunion ordinaire du comité ou pour évaluer un candidat ou une candidate ou quelques candidats et quelques candidates quand il n'est pas pratique de tenir une réunion en personne avec tous les membres du comité.

Le recours à une conférence téléphonique plutôt qu'à une réunion en personne est soumis à l'approbation de la directrice exécutive, Nominations à la magistrature.

C'est le président ou la présidente du comité ou bien la directrice exécutive, Nominations à la magistrature qui prend les dispositions nécessaires à la conférence téléphonique.

Les règles qui président aux réunions des comités valent aussi aux conférences téléphoniques. La directrice exécutive, Nominations à la magistrature participe à ces dernières.

Il peut aussi y avoir conférence téléphonique pendant une réunion, pour permettre la participation par téléphone d'un ou plusieurs membres du comité incapables de se présenter en personne. Ces personnes sont comptées au regard du quorum.

Il est déconseillé d'utiliser un téléphone cellulaire (analogique, numérique ou autre) pour les travaux des comités ou les consultations puisque les communications peuvent être interceptées et ne sont pas sûres.


Confidentialité

L'évaluation doit protéger la réputation et les renseignements personnels des candidats et des candidates tout en procurant une évaluation précise et approfondie au ministre de la Justice.

  • Les discussions et les délibérations des comités sont strictement confidentielles. Le contenu n'est révélé à personne hors du comité.
  • Tous les documents et les renseignements soumis dans le cadre d'une candidature sont personnels et strictement confidentiels. Le contenu de ces documents n'est révélé à personne sauf au ministre de la Justice ou, en partie et seulement s'il est nécessaire, aux personnes que le comité consulte. (L'information – partielle – n'est communiquée qu'aux personnes citées en référence (répondants ou répondantes) ou autres personnes consultées, sur promesse de vive voix de ces dernières de garder le tout confidentiel et seulement dans la mesure où il le faut pour répondre à certaines questions soulevées par un dossier.)
  • Une fois l'évaluation terminée, tous les documents reçus aux fins des travaux du comité – sauf les documents destinés à l'éducation publique – doivent être déchiquetés. Chaque membre de comité a l'obligation de s'assurer que tous les documents sont déchiquetés en toute sécurité et en toute confidentialité. Il n'est pas recommandé de confier ces documents à une compagnie de déchiquetage ou à quiconque autre qu'une personne de soutien fiable.
  • Les renseignements obtenus des références et d'autres sources sont aussi personnels et strictement confidentiels, et sont l'objet des mêmes exigences rigoureuses de confidentialité que les renseignements contenus dans le dossier de candidature lui-même.
  • Les candidats et les candidates ne sont pas informés des résultats de l'évaluation.
  • Une évaluation antérieure faite par un comité n'est mise à la disposition d'un Comité successeur que de vive voix par la directrice exécutive, Nominations à la magistrature, et seulement après que le comité ne se soit entendu par consensus au sujet de l'évaluation à donner.
  • L'obligation faite aux membres des comités de tenir les candidatures, les délibérations et les évaluations confidentielles ne prend pas fin avec le mandat du comité ni le mandat des membres des comités consultatifs. L'obligation de confidentialité perdure.
  • Voir également la section Consultations.

Conflits d'intérêts et abstentions

Conflits d'intérêts

Le but étant de préserver la neutralité et l'équité du processus et l'apparence de neutralité et d'équité, on évitera les conflits d'intérêts et l'apparence de conflits d'intérêts en respectant les lignes directrices ci-dessous :

  • Les membres des comités ne participent à aucune activité étrangère au comité qui puisse résulter en un conflit d'intérêts ou une apparence de conflit à l'égard de leur travail au comité. Le cas échéant, le membre du comité avertit immédiatement le ministre, le comité et la directrice exécutive et quitte le comité.
  • Les membres des comités ne participent pas au processus de nomination autrement que par l'exercice des responsabilités qui leur incombent à titre de membres d'un comité consultatif.
  • Le rôle des comités consultatifs est d'évaluer les candidatures et non de les solliciter. Les membres des comités qui ont déjà accepté d'être répondants ou répondantes d'un candidat ou d'une candidate s'abstiennent de participer à l'évaluation de ce dernier ou de cette dernière.
  • Les membres des comités préviennent leur comité et le commissaire ou la directrice exécutive de tout conflit d'intérêts réel ou apparent à l'égard de l'évaluation d'une candidate ou d'un candidat donné.
  • Les membres des comités évitent d'exprimer leur avis ou leur vote à l'égard d'un candidat ou d'une candidate avec qui ils peuvent être en conflit d'intérêts, réel ou apparent, en raison d'une relation professionnelle ou personnelle étroite et tout spécialement à titre d'associé dans un cabinet d'avocats d'une entreprise, de conjoint ou de conjointe, d'ex-conjoint ou d'ex-conjointe, de parent ou d'ami ou d'amie proche, puisque l'opinion d'un membre du comité peut avoir ou être perçue comme ayant une influence disproportionnée – qu'elle soit positive ou négative– sur l'évaluation de ces personnes. De même, les membres d'un comité qui ont représenté un candidat ou une candidate ou s'y sont opposés à l'occasion d'une action en justice déclarent ce fait au comité.
  • Les membres des comités ne peuvent accepter de cadeau ni d'autre contrepartie des candidats ou des candidates.
  • Les membres des comités ne font pas de commentaires hors des réunions des comités sur les nominations faites par le ministre de la Justice.

Abstentions

  • Un membre de comité qui se trouve ou qui peut raisonnablement être perçu comme se trouvant en situation de conflit d'intérêts, réel ou appréhendé, se retire du débat et s'abstient de voter à l'égard de toute candidate ou de tout candidat visés par ce conflit.
  • Les abstentions sont enregistrées formellement.
  • En cas d'incertitude sur le bien-fondé d'une abstention, il y a lieu de communiquer avec la directrice exécutive, Nominations à la magistrature ou de solliciter l'opinion du comité entier.

Consultations

1.     Méthodologie

La méthodologie utilisée pour s'assurer que chaque candidat et chaque candidate fait l'objet de consultations adéquates est à la discrétion du comité. Voici quelques exemples parmi les plus courants :

  • Les références et autres sources suggérées par le candidat ou par la candidate sont réparties entre les membres du comité, y compris le président ou la présidente, les communications étant affectées spécifiquement à chaque membre du comité. Le président ou la présidente peut choisir d'assigner ou de ne pas assigner le nom d'un ou d'une juge au représentant ou à la représentante de la magistrature qui siège au comité.
  • Le président ou la présidente assigne la première moitié des références à un membre du comité et l'autre moitié à un autre membre du comité. Toutes les sources autres que les références sont réparties entre le reste des membres.
  • Le président ou la présidente assigne tous les avocats et avocates (références et autres) aux avocats et avocates qui siègent au comité, tous les juges et toutes les juges au représentant ou à la représentante de la magistrature et toutes les autres personnes aux autres membres du comité.
  • Le président ou la présidente charge un membre du comité de revoir tous les nouveaux dossiers reçus et de dresser une liste d'affectation répartissant les communications avec les références et autres sources entre les membres du comité.

Peu importe la méthodologie utilisée par un comité, il importe de respecter les règles suivantes :

  • Lorsqu'ils font des entrevues avec des références et d'autres personnes, les membres d'un comité doivent faire preuve de discrétion et de neutralité.
  • Les questions doivent porter uniquement sur les aptitudes d'un candidat ou d'une candidate et aucune question ne doit être posée sur ses idées ou allégeances politiques.
  • Consulter au moins quatre des références principales, ainsi qu'un nombre suffisant d'autres sources, citées par le candidat.
  • Consulter des personnes qui ne figurent pas sur la liste (des références et autres sources) fournie par les candidats et par les candidates.
  • Consulter des membres de la communauté juridique et non juridique.
  • S'assurer que l'étendue et le type de consultations suffisent à permettre une bonne évaluation des qualités personnelles et professionnelles des candidats et des candidates.
  • Veiller à ce qu'une personne ne soit pas contactée par plusieurs membres du comité pour un même candidat ou pour une même candidate.

2.     Démarche

Les nouveaux membres du comité sont parfois incertains de la façon d'aborder les personnes choisies dans le cadre des consultations (références et autres sources). Quelle que soit la méthode utilisée, il est essentiel que la personne consultée s'engage à respecter le caractère confidentiel des renseignements communiqués avant qu'il lui soit révélé quoi que ce soit au sujet du candidat ou de la candidate, y compris le nom de ces derniers. Voici une présentation suggérée.

« Bonjour, mon nom est ____________. Je suis membre du comité consultatif sur les nominations à la magistrature pour la province/le territoire de ______________. Le ministre de la Justice fédéral nous a confié, à mes collègues membres et à moi-même, le mandat d'évaluer certains candidats et certaines candidates en vue de leur nomination comme juges. Dans le cadre du processus d'évaluation, il nous a semblé utile, voire nécessaire, de consulter des avocats et des avocates, des juges et des membres de l'ensemble de la société. À mon avis, vous pourriez peut-être nous fournir des renseignements utiles sur l'un de nos candidats (sur l'une de nos candidates). Je puis vous assurer que les renseignements que vous fournirez ne seront en aucun cas divulgués. Pourriez-vous me consacrer quelques minutes de votre temps pour me faire part de vos commentaires au sujet d'un candidat (d'une candidate) à un poste de juge? »

Dans l'affirmative :

« Le nom du candidat (de la candidate) et les renseignements que je divulguerai au cours de notre conversation sont strictement confidentiels. Avant de poursuivre, je dois vous demander de vous engager à ne pas communiquer le nom de ce candidat (de cette candidate) ni la teneur de notre conversation à qui que ce soit, maintenant ou plus tard. Êtes-vous d'accord? »

On peut ensuite donner le nom du candidat ou de la candidate et élaborer des questions visant à obtenir des commentaires en regard des critères d'évaluation énumérés dans le Formulaire de consultation.

En conclusion...

« Je vous remercie de nous avoir aidés, les membres du comité et moi-même, à évaluer la candidature de ____________ comme juge. Comme je vous disais au début de notre conversation, le comité et moi-même respecterons le caractère confidentiel des commentaires que vous avez formulés, de même que le fait de cette consultation. Nous comptons sur une conduite similaire de votre part. Encore une fois, je vous remercie. »

Nota : Il est déconseillé d'utiliser un téléphone cellulaire (analogique, numérique ou autre) pour les travaux du comité ou les consultations. Les communications peuvent être interceptées et ne sont donc pas sûres.

Se reporter également à la section concernant le Formulaire de consultation.


Entrevues

Étant donné le grand nombre de candidatures dans de nombreuses provinces et le peu de temps dont disposent les comités, il n'est pas nécessaire de rencontrer les candidats et candidates. Les comités sont toutefois encouragés à le faire s'il y a divergence d'opinion ou si quelque autre facteur empêche de mener l'évaluation à bien.

Si l'entrevue est nécessaire, c'est la directrice exécutive, Nominations à la magistrature qui fait les arrangements.

Les frais que les candidats et les candidates engagent aux fins des entrevues ne sont pas remboursables, mais ceux que le comité engage le sont.


Évaluations

La compétence professionnelle et le mérite général sont les principaux préalables à une nomination. Les membres des comités reçoivent le Formulaire de consultation qui contient la liste des critères permettant de déterminer l'aptitude des candidats et candidates. (Voir également la section Formulaire de consultation).

Il est demandé aux comités d'évaluer les candidatures en fonction de deux catégories : « recommandé » et « sans recommandation ». Ces catégories reflètent la nature consultative des comités.

Les candidates et les candidats sont avisés de la date de leur évaluation par le comité. Ils ne sont toutefois pas mis au courant des résultats de l'évaluation, qui sont confidentiels et réservés à l'usage du ministre.

L'évaluation reste valide pendant deux ans. Le candidat et la candidate qui souhaitent maintenir leur candidature au terme de la période de validité doivent présenter une nouvelle Fiche de Candidature avant la date d'échéance. Le comité fait alors une nouvelle évaluation. Une recommandation antérieure reste valide jusqu'à ce que la nouvelle évaluation soit complétée. Si celle-ci diffère de la précédente, le comité doit s'en justifier.

Tous les cinq ans, les juges des cours provinciales ou territoriales doivent renouveler leur candidature en soumettant une nouvelle Fiche de candidature avant la date d'échéance afin de maintenir leur nom sur la liste des personnes aptes à être nommées. Veuillez noter que les juges provinciaux et territoriaux ne sont pas évalués, mais sont sujets à des commentaires faits par le comité.


Fiche de Candidature

La Fiche de Candidature sert à consigner les données de base servant à évaluer un candidat ou une candidate à la magistrature. En plus des données habituelles qui se trouvent dans un curriculum vitae, elle présente des renseignements sur l'expérience professionnelle du candidat ou de la candidate qui n'est pas de nature juridique, sur ses autres responsabilités professionnelles, sur ses activités communautaires et civiques, sur ce qui rend le candidat ou la candidate apte à une nomination et sur des questions personnelles comme sa santé et sa situation financière. Les candidates et les candidats sont également priés de fournir tout autre renseignement pertinent pouvant aider le comité à faire son évaluation.

Chaque candidat et candidate remplit au complet la Fiche de Candidature dont copie est transmise à chaque membre du comité en compagnie des autres documents constituant le dossier.

Porter une attention particulière à la section « Renseignements personnels et autres » de la Fiche. Toute réponse affirmative jugée préoccupante doit être l'objet de vérifications approfondies au cours de l'évaluation par le comité. S'il est nécessaire d'obtenir des précisions de la part du candidat ou de la candidate, demander à la directrice exécutive, Nominations à la magistrature de les obtenir.

La Fiche de Candidature contient également le nom des références identifiées par le candidat ou la candidate et celui d'autres personnes dont le candidat ou la candidate croit que la consultation sera utile au comité. Le cas échéant, la Fiche indique si le candidat ou la candidate consent à la consultation des autres avocats ou avocates membres de son bureau ou autres proches associés.


Fonctions des présidents et présidentes de comités

  • Préparer l'ordre du jour du comité en collaboration avec la directrice exécutive, Nominations à la magistrature.
  • Déterminer la fréquence des réunions et organiser ces dernières, en collaboration avec la directrice exécutive, Nominations à la magistrature.
  • Déterminer les procédures du comité concernant les questions administratives internes et les consultations.
  • Faire en sorte que toutes les consultations et enquêtes requises pour l'évaluation de chaque candidat et candidate soient réparties entre les membres et terminées à temps.
  • Présider les réunions, participer aux discussions des comités et ne voter qu'en cas d'égalité des voix.

Formulaire de consultation

Ce document, fourni séparément aux membres du comité, sert à consigner les résultats des entretiens téléphoniques avec les personnes consultées sur les mérites d'une candidate ou d'un candidat donné. Les personnes consultées sont les répondants ou répondantes et toutes les autres identifiées par le candidat ou par la candidate ou d'autres encore, choisies par le comité. À cet égard, les membres des comités sont encouragés à ne pas toujours s'adresser aux mêmes personnes pour s'informer d'un candidat ou d'une candidate. Consulter au moins quatre des répondants ou répondantes principaux parmi tous ceux que le candidat ou la candidate a identifiés (en supposant qu'il soit possible de les joindre).

Les critères d'évaluation sont groupés en catégories sur le formulaire. Ce dernier comporte suffisamment d'espace pour cocher ou inscrire une note et pour écrire des observations générales, selon le style d'évaluation de chacun.


Frais

Tous les frais raisonnables que les membres du comité engagent dans le cadre de leurs fonctions sont remboursables.

Les relevés de compte sont soumis à la directrice exécutive, Nominations à la magistrature dans le corps d'une lettre accompagnée des pièces justificatives.

Parmi les frais remboursables figurent le transport, l'hôtel et les repas.

Veuillez noter que les demandes de remboursement de frais sont assujetties aux règlements du Conseil du Trésor fédéral. Autant que possible, demander le tarif hôtelier consenti au gouvernement, puisque les montants qui dépassent ce seuil ne seront peut-être pas remboursables.

La directrice exécutive, Nominations à la magistrature peut vous fournir la liste des indemnités de parcours.

Il n'est pas nécessaire de présenter de reçus pour les dépenses mineures comme les appels téléphoniques et autres formes de communication, dont la correspondance.


Immunité

Les comités jouent un rôle consultatif seulement et leurs recommandations n'ont pas force exécutoire. Par ailleurs, il n'y a pas de droit acquis à une nomination judiciaire. Dans ce contexte, la question de la responsabilité ne se posera probablement pas. Le cas échéant, toute question de cette nature devrait être soumise immédiatement au commissaire ou à la directrice exécutive, Nominations à la magistrature, qui y donnera suite.


Juges des cours provinciales et territoriales

Les juges des cours provinciales et territoriales qui souhaitent poser leur candidature doivent remplir la Fiche de Candidature destinée aux juges. Ces candidats et candidates ne sont pas évalués par les comités consultatifs; leur dossier est plutôt soumis au comité compétent pour commentaires, lesquels sont ensuite transmis au ministre de la Justice, avec les résultats de toutes consultations confidentielles effectuées par le comité. Les commentaires sont tenus confidentiels; seul le ministre en a connaissance. Les noms de ces candidates et de ces candidats sont placés sur la liste d'admissibilité pour une période de cinq ans et y restent à moins qu'une candidate ou un candidat ne soit nommé ou ne souhaite plus en faire partie. Un juge ou une juge provinciale ou territoriale doit renouveler sa candidature tous les cinq ans afin de maintenir une éligibilité continue.

La procédure et les règles de confidentialité exposées ci-dessus (se reporter aux sections « Confidentialité » et « Consultations ») s'appliquent dès lors qu'un comité choisit de consulter un répondant ou toute autre personne identifiée sur la Fiche de Candidature d'un juge ou d'une juge, ou toute autre personne non identifiée.


Membres des comités

Le ministre de la Justice nomme aux comités des personnes qui reflètent certaines caractéristiques particulières de la province ou du territoire, dont la représentation géographique, la langue, le multiculturalisme et le sexe.


Obstacles à une nomination

Un membre du comité qui dispose de renseignements au sujet d'une infraction commise par un candidat ou par une candidate, notamment un acte criminel, un manquement aux règles de conduite professionnelle, une opération financière douteuse, un manquement à une obligation de soutien familial, un méfait, ou tout autre obstacle possible à sa nomination, doit immédiatement en informer le comité et la directrice exécutive. En cas d'urgence, il doit aviser le président ou la présidente du comité et consulter concernant les enquêtes qui s'imposent. La directrice exécutive, Nominations à la magistrature, doit également être consultée au besoin. L'obligation de divulguer des renseignements s'applique à une candidate ou à un candidat qui doit être évalué ou qui l'a déjà été.

Dans le cours de son évaluation, le comité examine attentivement tous les renseignements de cette nature, qu'il s'agisse d'actes passés ou actuels en prenant soin de vérifier que l'information est complète et fiable.


Présidence des comités

Les représentants et représentantes judiciaires agissent en tant que présidents et présidentes de leurs comités respectifs. Ils peuvent choisir d'élire un vice-président ou une vice-présidente qui remplacera le président ou la présidente au besoin.

Si le président ou la présidente est incapable d'assister à une réunion et qu'il n'y a pas de vice-président ou de vice-présidente, les membres restants ou le président ou la présidente peuvent nommer un président ou une présidente intérimaire. S'il y a un président ou une présidente intérimaire, les réunions du comité ne portent que sur des questions administratives, telles que la répartition des travaux du comité ou la date des prochaines réunions.


Quorum

Un comité ne peut procéder en l'absence de quorum, fixé à cinq membres et quatre dans le cas du comité de la Cour canadienne de l'impôt (non compris la directrice exécutive, Nominations à la magistrature). Chaque comité veillera toutefois à assurer dans la mesure du possible la participation de tous les membres.

Aucune règle déterminée n'existe quant à la composition de ce quorum, si ce n'est le fait que le président ou la présidente du comité, le vice-président ou la vice-présidente ou un autre membre désigné comme président ou présidente intérimaire en cas d'incapacité du président ou de la présidente devrait en faire partie. La directrice exécutive, Nominations à la magistrature doit aussi être présente.


Rapport au ministre de la Justice

Le Rapport du comité transmet la décision (dans le cas des candidats et candidates qui sont avocats ou avocates) ou les commentaires (dans le cas des candidats et candidates qui sont juges) du comité au ministre de la Justice. Dans le cas des candidats et candidates qui sont avocats ou avocates, la décision est soit « recommandé » soit « sans recommandation ». Le rapport inclut également un résumé à l'appui de l'évaluation ou des commentaires.

Le rapport est confidentiel et n'est pas accessible au candidat ou à la candidate.

Le rapport est rédigé et certifié par le commissaire ou la directrice exécutive, Nominations à la magistrature et acheminé au ministre de la Justice.

Les candidats et candidates qui sont avocats ou avocates sont avisés de la date à laquelle leur évaluation a été complétée et transmise au ministre. Ils ne sont pas mis au courant des résultats ni du contenu de l'évaluation. Les candidates et candidats qui sont juges sont avisés de ce que leur nom est automatiquement placé sur la liste des personnes disponibles pour une nomination, mais ne sont pas informés du contenu des commentaires.


Réévaluation

Le ministre peut demander à un comité de fournir des renseignements additionnels sur une des candidates ou sur un des candidats évalués.

Le ministre peut aussi demander à un comité de réévaluer un candidat ou une candidate en tout temps lorsque les renseignements recueillis d'autres sources vont à l'encontre de l'évaluation faite par le comité.

Exceptionnellement, un comité peut décider lui-même de réévaluer un candidat ou une candidate s'il estime posséder de nouveaux renseignements importants allant à l'encontre de l'évaluation qu'il a déjà faite. Il doit d'abord consulter le commissaire ou la directrice exécutive, Nominations à la magistrature.

Le comité ne peut initier la réévaluation d'une candidate ou d'un candidat évalué par un comité antérieur.


Références

  • Chaque candidat et candidate fournit le nom des références que le comité pourra consulter. Celui-ci doit en consulter au moins quatre des répondants ou répondantes principaux.
  • Le président ou la présidente du comité répartit habituellement la responsabilité relative à la consultation des références entre les membres du comité. Il en va de même pour les autres personnes identifiées sur la Fiche de candidature comme sources possibles d'information. Il n'y a pas de règle établie quant à qui doit consulter qui, mais l'assignation doit être claire (se reporter à la section « Consultations »). Le président ou la présidente veille à ce que les consultations soient exhaustives et soient faites auprès de sources identifiées sur les fiches et d'autres, pour chaque candidat et candidate.
  • Les comités ne sont pas tenus de consulter uniquement les personnes que le candidat ou la candidate propose comme références. Ils sont au contraire encouragés à consulter un grand nombre d'autres sources à l'intérieur et à l'extérieur de la communauté juridique qui ont des renseignements sur les aptitudes des candidats et des candidates. Conformément aux exigences de la confidentialité l'identité de ces sources ne doit être révélée qu'au comité et au ministre. Les membres du comité devraient consulter différentes personnes ressources afin qu'aucun groupe ou personne n'ait une influence démesurée sur le processus.
  • La consultation des références identifiées par le candidat ou la candidate et d'autres sources est confidentielle. Les membres des comités prient d'ailleurs ces personnes de respecter cette exigence. (Se reporter à la section « Consultations »). La discussion porte uniquement sur l'admissibilité du candidat ou de la candidate à la magistrature et non sur les idées ou les allégeances politiques d'une personne (sauf si elle indique l'aptitude d'un candidat ou d'une candidate à s'impliquer socialement). Nul renseignement obtenu des tiers consultés n'est communiqué au cours de la discussion.
  • Avant de consulter les avocats et avocates membres du bureau du candidat ou de la candidate, les comités s'assurent que le candidat ou la candidate a autorisé cette consultation. Cette mise en garde s'applique à toute personne nommée par le candidat ou par la candidate sur l'une ou l'autre des sections de la Fiche de candidature.
  • Il arrive souvent que les candidats et les candidates fournissent des lettres de recommandation en plus du nom de références. Le comité doit également considérer ces lettres.
  • Dans le cas des personnes qui soumettent leur candidature à un poste de juge de la Cour d'appel fédérale ou de la Cour fédérale, le membre du comité qui est juge est encouragé à consulter le juge en chef du tribunal en question au sujet de la compétence du candidat ou de la candidate. Cette mesure importe particulièrement pour les candidats et les candidates qui postulent uniquement un poste aux Cours fédérales. Les résultats de cette consultation sont communiqués au comité, qui en tient compte au cours de son évaluation du candidat ou de la candidate.

Renseignements concernant le processus de nomination

Les politiques et procédures qui s'appliquent aux nominations à la magistrature fédérale sont aussi l'objet d'un document distinct, intitulé Guide de Candidature, à l'usage des candidats et candidates et du grand public. Au besoin, le commissaire ou la directrice exécutive, Nominations à la magistrature peuvent ajouter des précisions sur ce processus, sous réserve des limites imposées pour protéger l'identité des candidats et candidates et la confidentialité des consultations et délibérations des comités ainsi que des rapports faits au ministre de la Justice.

Les membres des comités qui répondent aux demandes d'information concernant le processus de nomination veillent donc à éviter toute allusion aux candidats et aux candidates, ou aux délibérations ou rapports des comités qui pourraient indiquer le résultat d'une évaluation. Il est conseillé de recommander aux personnes qui posent des questions de consulter ces lignes directrices et le Guide de Candidature (distribués par la directrice exécutive, Nominations à la magistrature) ou de les aiguiller au besoin vers la directrice exécutive, Nominations à la magistrature.

Avant le début des travaux des comités, les membres de chaque comité rencontrent la directrice exécutive, Nominations à la magistrature pour une séance d'information afin de passer en revue les politiques et procédures de nomination à la magistrature fédérale. Il s'agit entre autre des méthodes de consultation des répondants, des répondantes, et d'autres personnes, et des considérations très importantes de confidentialité. Cette séance a pour but de bien renseigner les nouveaux membres des comités sur le régime de nomination et d'assurer l'uniformité du travail de tous les comités au Canada.


Réunion des présidents et présidentes de comités et du ministre

Le ministre de la Justice rencontre les présidents et présidentes de tous les comités périodiquement pour un échange de vues sur le régime de nomination.

Ces réunions sont organisées par le commissaire à la magistrature fédérale et se déroulent généralement à Ottawa. Les frais de déplacement et autres dépenses engagées pour participer aux réunions sont remboursés.


Santé (candidats et candidates)

Dans le cadre de l'évaluation, le comité communique au ministre tout renseignement disponible sur la santé du candidat ou de la candidate qui peut influer sur son admissibilité à la magistrature. Le comité s'assure auparavant que ces renseignements sont fiables. Le comité pourrait vouloir faire élucider certains points par le candidat ou la candidate par le biais de la directrice exécutive, Nominations à la magistrature.


Vote

Les décisions du comité au sujet de chaque candidat et candidate découlent habituellement d'un consensus entre les membres présents sans qu'un vote soit nécessaire. S'il est impossible d'obtenir un consensus, le président ou la présidente demande une décision à la majorité des voix des membres présents. Si un vote est requis, le président ou la présidente se désistera de voter, à mois qu'il ne soit nécessaire de voter en cas d'égalité des voix. Le président ou la présidente vote également, à titre de membre du comité. Si la situation exige un vote formel, cette mesure est consignée.

Si le comité a du mal à prendre une décision, l'achèvement de l'étude de la candidature est reporté à une réunion subséquente et les membres du comité sont encouragés à trouver des renseignements supplémentaires qui pourraient leur être utiles pour sortir de l'impasse. Les reports ne sauraient cependant servir à contourner l'obligation qu'a le comité de compléter son travail.